§ 1 – Úvodné ustanovenia
- Táto smernica upravuje v súlade so zákonom č. 307/2014 Z. z. o niektorých opatreniach súvisiacich s oznamovaním protispoločenskej činnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „zákon“) podrobnosti o:
- podávaní podnetov,
- preverovaní podnetov a oprávneniach zodpovednej osoby pri preverovaní podnetov,
- zachovaní mlčanlivosti o totožnosti osoby, ktorá podala podnet,
- evidovaní podnetov,
- oboznamovaní osoby, ktorá podala podnet, s výsledkom jeho preverenia,
- spracúvaní osobných údajov uvedených v podnete.
- Táto smernica sa vzťahuje na obchodnú spoločnosť Technické služby mesta Prievidza s.r.o. založenej mestom Prievidza.
§2 – Základné ustanovenia
- Na účely tejto smernice sa rozumie:
- oznamovateľom je
- fyzická osoba, ktorej zamestnávateľom je právnická osoba uvedená v § 1 ods. 2 tejto smernice , a ktorá v dobrej viere urobí oznámenie, podanie alebo podnet o páchaní protispoločenskej činnosti protiprávnym konaním svojho zamestnávateľa.
- blízka osoba, oznamovateľa podľa písm. a) bod i), ak je v pracovnoprávnom vzťahu k tomu istému zamestnávateľovi
- oznámením uvedenie skutočností, o ktorých sa dozvedela v súvislosti s výkonom svojho zamestnania, postavenia alebo funkcie, ktoré môžu významnou mierou prispieť alebo prispeli k objasneniu závažnej protispoločenskej činnosti alebo k zisteniu alebo usvedčeniu jej páchateľa,
- anonymné oznámenie, podanie a podnet, v ktorých nie je uvedené meno, priezvisko a adresa pobytu osoby, ktorá ho podáva.
- podnetom
- oznámenie vrátane anonymného oznámenia,
- neanonymné podanie fyzickej osoby o inej protispoločenskej činnosti ako závažnej protispoločenskej činnosti, o ktorej sa dozvedela v súvislosti s výkonom svojho zamestnania, povolania, postavenia alebo funkcie,
- konaním v dobrej viere sa na účely tohto zákona rozumie konanie osoby, ktorá vzhľadom na okolnosti, ktoré sú jej známe, a vedomosti, ktoré v tom čase má, je presvedčená o pravdivosti uvádzaných skutočností; v pochybnostiach sa konanie považuje za konanie v dobrej viere, kým sa nepreukáže opak.
- oznamovateľom je
- Na účely zákona č. 307/2014 Z. z. v obchodnej spoločnosti Technické služby mesta Prievidza s.r.o. plní úlohy zodpovednej osoby zamestnanecký dôverník.
- Možnosť ohlasovať protispoločenskú činnosť priamo prokuratúre tým nie je dotknutá.
§3 – Podávanie podnetov
- Podnet možno podať písomne, ústne do záznamu, telefaxom alebo elektronickou poštou. Z podnetu musí vyplývať:
- predmet podania (najmä skutočnosti v zmysle ustanovenia § 2 ods. 1 písm. b) a c) zákona) a
- pri neanonymnom podnete meno, priezvisko a adresu osoby, ktorá podnet podala.
- Písomný podnet možno podať:
- poštou zodpovednej osobe na adrese Technické služby mesta Prievidza s.r.o., zodpovedná osoba, Mariánska 17, 971 01 Prievidza
- osobne na sídlo spoločnosti Technické služby mesta Prievidza s.r.o. alebo zodpovednej osobe, na adrese Mariánska 17, 971 01 Prievidza
- elektronicky na mailovú adresu roman.bartos@tsmpd.sk.
- Podanie podnetu ústnou formou do záznamu možno uskutočniť prostredníctvom zodpovednej osoby. O podaní podnetu ústne do záznamu zodpovedná osoba vyhotoví písomný záznam o ústnom podaní podnetu, ktorý obsahuje:
- dátum a miesto spísania záznamu o ústnom podaní podnetu
- meno, priezvisko a adresu pobytu osoby, ktorá podnet podala. Na žiadosť osoby, ktorá podnet podáva sa tieto údaje neuvádzajú a ide o anonymný podnet
- predmet podnetu
- podpis zodpovednej osoby a osoby, ktorá podnet podala, pokiaľ nejde o anonymný podnet
- Ten kto podnet prevezme je povinný doručený podnet bezodkladne odovzdať zodpovednej osobe.
- Podnety, ktoré prijala osoba odlišná od zodpovednej osoby, je táto osoba povinná bezodkladne postúpiť na vybavenie zodpovednej osobe.
- Poverený zamestnanec zabezpečí označenie zodpovednej osoby.Spôsoby podávania podnetov musia byť zverejnené a pre všetkých zamestnancov prístupné obvyklým a bežne dostupným spôsobom.
- Spôsoby podávania podnetov musia byť zverejnené a pre všetkých zamestnancov prístupné obvyklým a bežne dostupným spôsobom.
- Spôsobom podávania podnetov, ktorý je prístupný 24 hodín denne je mailová adresa roman.bartos@tsmpd.sk.
- Podnety v uzatvorenej obálke by mali mať označenie „Neotvárať – podnet pre zodpovednú osobu.“
§ 4 – Preverovanie podnetov a oprávnenia zodpovednej osoby
- Na preverovanie podnetov je príslušná zodpovedná osoba obchodnej spoločnosti zamestnanecký dôverník.
- Zodpovedná osoba je povinná prijať každý podnet.
- Pri preverovaní podnetu sa vychádza z jeho obsahu, bez ohľadu na označenie podnetu.
- Ak z obsahu podania vyplýva, že podnetom je iba časť tohto podania, podľa tejto internej smernice sa prešetrí len táto časť podania. Zvyšné časti podania sa vybavia podľa príslušnej právnej úpravy.
- Pokiaľ z obsahu podania vyplýva, že nejde o podnet podľa tejto internej smernice, ale na vybavenie podania je príslušný iný orgán, zodpovedná osoba podanie bez meškania postúpi príslušnému správnemu orgánu a upovedomí o tom toho kto podnet podal.
- Zodpovedná osoba je povinná preveriť podnet najneskôr do 90 kalendárnych dní od jeho prijatia.
- Lehotu uvedenú v ods. 6 možno predĺžiť, a to najviac o ďalších 30 dní. O tejto skutočnosti, ako aj o dôvodoch predĺženia lehoty je zodpovedná osoba povinná bezodkladne informovať’ podávateľa podnetu, pokiaľ nejde o anonymný podnet.
- V prípade, potreby doplnenia alebo ozrejmenia údajov uvedených v podnete zodpovedná osoba bez zbytočného odkladu vyzve toho, kto podnet podal na jeho doplnenie alebo ozrejmenie. Zároveň určí primeranú lehotu na uskutočnenie tohto úkonu, a to tak, aby bolo možné podnet vybaviť v stanovených lehotách.
- Ak k doplneniu alebo ozrejmeniu neanonymného podnetu nedôjde v primeranej lehote, zodpovedná osoba vyznačí dôvod v osobitnej evidencii podnetov pri výsledku preverenia podnetu.
- Pokiaľ podnet smeruje voči konkrétnemu zamestnancovi alebo štatutárnemu zástupcovi zamestnávateľa (ďalej len „dotknutá osoba”), zodpovedná osoba bez zbytočného odkladu oboznámi dotknutú osobu s obsahom podnetu a umožní jej vyjadriť sa k nemu, ako aj predložiť doklady, písomnosti či iné informácie potrebné na spoľahlivé preverenie veci. Pri oboznamovaní s obsahom podnetu je zodpovedná osoba povinná dbať na dodržiavanie povinnosti mlčanlivosti o totožnosti podávateľa podnetu a na ochranu osobných údajov podľa zákona č. 122/2013 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov. V prípade, že z informácií, ktoré sú súčasťou alebo prílohou podnetu, možno vyvodiť totožnosť podávateľa podnetu, zodpovedná osoba s takýmito informáciami dotknutého zamestnanca ani štatutárneho zástupcu neoboznámi, ale vyzve ho len na uvedenie skutočností, resp. predloženie dokladov, písomností, či iných informácií nevyhnutných na spoľahlivé preverenie podnetu.
- Zodpovedná osoba je oprávnená za účelom riadneho a včasného preverenia podnetu v potrebnom rozsahu požadovať informácie a súčinnosť od zamestnávateľa, štatutárneho zástupcu, dotknutej osoby, rozpočtových a príspevkových organizácií v zriaďovateľskej pôsobnosti mesta Prievidza za účelom preverenia podnetu spolu s určením primeranej lehoty na poskytnutie súčinnosti.
- Informácie a súčinnosť podľa ods. 10 spočíva v poskytnutí vysvetlení, zapožičaní podkladov a spisov a iných písomných záznamov, najmä účtovných dokladov, zmlúv. Neposkytnutie požadovanej súčinnosti a informácií sa považuje za hrubé porušenie pracovnej disciplíny.
- O výsledku preverenia podnetu spíše zodpovedná osoba písomný záznam. V písomnom zázname sa zosumarizujú skutočnosti, ktoré uvádza podávateľ podnetu a skutočnosti, ktoré boli zistené preverovaním podnetu a zároveň sa zodpovedná osoba vyjadrí ku každej skutočnosti, a to v nadväznosti na výsledky preverenia tvrdených skutočností a z hľadiska posúdenia ich právnej relevancie vo vzťahu k možnému naplneniu prvku protiprávnosti.
- Pred vyhotovením záznamu o výsledku preverenia podnetu zodpovedná osoba umožní tomu, kto podal podnet, vyjadriť sa k zisteným záverom.
- V prípade, že podávateľ podnetu uvedie nové skutočnosti alebo so zistenými závermi nesúhlasí, zodpovedná osoba sa musí s týmito skutočnosťami a námietkami vysporiadať v písomnom zázname o výsledku preverenia podnetu s uvedeným, či sú tieto skutočnosti a námietky opodstatnené.
- Podanie podnetu sa nesmie stať podnetom ani dôvodom na vyvodzovanie dôsledkov, ktoré by podávateľovi podnetu spôsobili akúkoľvek ujmu.
- V prípade, že sa pri preverovaní podnetu preukáže dôvodné podozrenie zo spáchania trestného činu , zodpovedná osoba je povinná fotokópiu spisu postúpiť orgánom činným v trestnom konaní.
- V prípade, že sa pri preverovaní podnetu preukáže dôvodné podozrenie zo spáchania priestupku alebo správneho deliktu, zodpovedná osoba je povinná fotokópiu spisu postúpiť príslušnému orgánu.
§ 5 – Zachovávanie mlčanlivosti
- Zodpovedná osoba a jej zamestnávateľ sú povinní pri preverovaní neanonymných podnetov zachovávať mlčanlivosť o totožnosti podávateľa podnetu.
- Pri oboznamovaní s obsahom podnetu podľa § 4 ods. 10 tejto smernice je zodpovedná osoba povinná dbať na zachovanie mlčanlivosti o totožnosti podávateľa podnetu a na ochranu osobných údajov podľa zákona č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení zákona č. 84/2014 Z. z.. V prípade, že z informácií, ktoré sú súčasťou alebo prílohou podnetu, možno vyvodiť totožnosť podávateľa podnetu, zodpovedná osoba s takýmito informáciami dotknutého osobu neoboznámi, prípadne urobí opatrenia, ktoré znemožnia zistenie totožnosti. V prípade, že takéto opatrenia nebudú postačujúce vyzve zodpovedná osoba dotknutý subjekt len na uvedenie, resp. predloženie skutočností nevyhnutných na spoľahlivé preverenie podnetu.
§ 6 – Evidovanie podnetov
- Spoločnosť Technické služby mesta Prievidza s.r.o. je povinná viesť evidenciu podnetov, a to po dobu troch rokov odo dňa doručenia podnetu.
- Evidencia obsahuje nasledovné údaje:
- dátum doručenia podnetu,
- meno, priezvisko a adresa pobytu osoby, ktorá podala podnet; ak ide o anonymný podnet, uvedie sa iba poznámka, že ide o anonymný podnet,
- predmet podnetu,
- výsledok preverenia podnetu,
- dátum skončenia preverenia podnetu.
- Vedením evidencie je poverená zodpovedná osoba.
- Zodpovedná osoba bezodkladne zaeviduje v evidencii podnetov prijatý podnet priradením čísla podnetu. Číslo podnetu tvorí poradové číslo podľa dátumu jeho doručenia a rok doručenia.
§ 7 – Oboznamovanie s výsledkom preverenia podnetu
- Zodpovedná osoba je povinná oznámiť osobe , ktorá podnet podala výsledok jeho preverenia do 10 dní od preverenia podnetu, a to poskytnutím písomného záznamu a preverení podnetu. Výsledok preverenia podnetu zodpovedná osoba zasieladoporučenou zásielkou alebo sa odovzdá oznamovateľovi osobne, ak o to oznamovateľ požiada. Oznamovateľ v tomto prípade prevzatie výsledku o preverení podnetu potvrdí.
- Zodpovedná osoba oznámi výsledok preverenia podnetu pri neanonymnom podnete oznamovateľovi na adresu, ktorú oznamovateľ uviedol ako adresu pobytu, ak smernica neustanovuje inak.
- Ak oznamovateľ požiada o zaslanie výsledku preverenia podnetu na inú adresu ako adresu pobytu oznamovateľa, zašle zodpovedná osoba výsledok preverenia podnetu na túto adresu.
§ 8 – Spracovanie osobných údajov uvedených v podnete
Pri spracovaní podnetov sa dodržiavajú ustanovenia zákona č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení zákona č. 84/2014 Z. z.
Zamestnávateľ ako prevádzkovateľ má vypracovaný Bezpečnostný projekt na ochranu osobitných údajov, ktorý aktualizuje pri zmenách: legislatívnych, organizačných, personálnych, technických. Oprávnenými osobami pre agendu oznamovania protispoločenskej činnosti sú:
- Zodpovedná osoba podľa zákona č. 307/2014 Z.z.
§ 9 – Záverečné ustanovenie
- S touto smernicou sú oboznámení všetci zamestnanci obchodnej spoločnosti Technické služby mesta Prievidza s.r.o., o čom bude vedená prezenčná listina.
- Označenie zodpovednej osoby a spôsoby podávania podnetov sú zverejnené a pre všetkých
zamestnancov prístupné obvyklým a bežne dostupným spôsobom na nástenke každej prevádzky. - Táto vnútorná smernica platí od ……………
V Prievidzi, dňa ……………
………………………….
konateľ spoločnosti